Företagen skaffar snabba skrivare – och förundras när det känns som att det tar en evighet att skriva ut dokument, särskilt när antalet sidor ökar i bråda tider. Vad är det fråga om?
Många faktorer påverkar utskriftshastigheten av färdiga sidor, men den vanligaste orsaken till att det går långsamt är ineffektiva filer. Om du skickar dåligt formaterad PDF-data till skrivaren kan bearbetningen i rasterbildprocessorn (RIP = raster image processor, dvs. dokumentens utskriftsspråk, jämförbart med PostScript-sidbeskrivningsspråket) vara tidskrävande. När det inträffar blir skrivaren långsam medan den väntar på att RIP ska producera den information som den behöver för att dosera färgämnet på pappret.
Det är bra att komma ihåg att PDF-filernas tekniska information tidvis kan förändras. Om programmet du använder för att skapa dokument fungerar med andra konfigurationer kan det förekomma dröjsmål. Se till att alla delar som krävs för att skapa och producera dokument är kompatibla med de nyaste PDF-versionerna.
Bokstäver, det vill säga teckensnitt
Att låta bli att bädda in teckensnitt i PDF-filer är ett vanligt fel som kan förlänga skrivarens databehandlingstid. Det kan även få sidorna att renderas på ett annat sätt än vad man planerat. När referensen saknas försöker RIP ersätta teckensnitten i dokumenten med teckensnitt som skrivaren har tillgång till och då ser de inte nödvändigtvis exakt likadana ut.
Ibland skapar designer bokstävernas konturer i dokumenten. Denna teknik gör texten till vektorgrafik, som även gör att bearbetningen tar längre tid.
Övriga faktorer som orsakar problem med utskriftskapaciteten är identiska grafiska element som upprepas på alla sidor, samma teckensnitt anges med olika namn, överflödig användning av genomskinliga element samt dåligt strukturerade grupper av teckensnitt. Alla dessa kan få skrivarna att stanna och vänta – och samtidigt effektivt ta kål på effektiviteten.
Transaktionsdokument
Om du processar stora mängder personifierade transaktionsdokument, som till exempel fakturor eller kontoutdrag, lönar det sig att använda PDF/VT-standarden (VT = Variable and Transactional printing). Dessa dokument innehåller vanligtvis upprepade element såsom logotyper, linjer och rutor på varje sida. I PDF/VT rastreras dessa en gång och sparas. Tack vare detta behöver rasterbildprocessorn inte bearbeta samma information på varje sida, vilket har en stor betydelse för utskriftshastigheten.
Bilder och grafik
Bilder och grafiska element kan ofta orsaka utmaningar. Med hjälp av formgivningsprogramvara är det lätt att importera stora bilder i dokumentet och ändra deras storlek eller beskära dem på ett lämpligt sätt. Men informationen som skickats till rasterbildprocessorn innehåller alltid den ursprungliga bildens storlek. Du kan undvika att skicka onödig information till skrivaren genom att ändra bildens storlek på önskat sätt innan du importerar den till dokumentprogrammet.
Du ska inte överdriva med upplösningen heller. Skrivare producerar vanligtvis bilder med 300 punkter per tum (DPI). Att inkludera grafik med högre upplösning i ett dokument skapar bara mer data för RIP att bearbeta – utan att förbättra utskriftskvaliteten.
Dåligt sammansatta PDF-filer kan till och med sakta ner skrivare som inte gör själva utskriftsarbetet. Om ditt utskriftscenter är konfigurerat så att flera skrivare delar en separat RIP-motor (även känd som en digital frontend, DFE), kan den extra tiden som går åt för att bearbeta ett ineffektivt jobb ta resurser från arbetet på en annan skrivare och till och med stoppa det tillfälligt.
Skicka mindre data
Små ofullständigheter i PDF-filer kanske inte verkar vara så märkvärdigt, men all den överflödiga tid som slösats på varje sida upprepas mångdubbelt när dokumenten ska skrivas ut. En extra tiondelssekund som går åt till att bearbeta varje sida när arbetet består av 50 000 sidor, innebär att hela arbetet är klart över en timme senare.
Ju snabbare skrivare och ju större arbete, desto större inverkan har dröjsmålen under PDF-bearbetningen. För att kunna använda en rullmatad bläckstråleskrivare till maximihastighet har rasterbildprocessorn enbart några millisekunder på sig att processa en enskild sida.
Den ovannämnda PRF/VT-standarden minskar problemen genom att avlägsna onödig databehandling, men den löser inte alla problem. Om det förekommer dröjsmål i utskriften, börja med att kontrollera detaljerna i dina PDF-filer. Vanligtvis kan du alltid göra små ändringar som inte påverkar utskriftskvaliteten – men som har en avsevärd inverkan på prestandan.
Vill du spara din dyrbara tid med dokument? Be oss om fler tips för att effektivisera ditt tryckeri – kontakta oss gärna.