Fusioner och företagsförvärv baseras på förväntningar om en starkare marknadsställning, tillväxt och kostnadsbesparingar. Men när avtalen är gjorda och undertecknade inleds det faktiska logistiska arbetet för att förena två företag: försäljningsteam, personal, lokaler – och mycket annat.
En del av hela denna process är även dokumenthanteringen. Varje företag har sina egna blanketter, etiketter, logotyper och olika dokumentmodeller och -element. Med hjälp av dem kommunicerar företaget med sina intressenter, målgrupper eller kunder. Efter en fusion har organisationen i uppgift att förena dokumenten för att motsvara det nya företagets behov och identitet.
En sak som kan göra detta mardrömslika projekt enklare är master document-strategin. Master document-strategin baseras på dokumentmodeller. Läs mer om master document-strategin i våra tidigare artiklar. Kort sagt kan dokumentmodeller användas för många olika ändamål i hela organisationen.
Syftet med master dokument-strategin är att minimera antalet dokumentmodeller och -mallar (template) och göra dokumenthanteringen mer strömlinjeformad. Utan en kontrollerad strategi kan företaget tvingas uppdatera hundratals eller tusentals dokument som är utspridda på företagets servrar, hårddiskar eller personliga molntjänster. Sådana projekt kan ta flera månader, och även då täcker de inte nödvändigtvis varje dokument.
Dokumenthanteringssystem, såsom Tagnile octodoc, möjliggör den effektiva master document-strategin. I samband med en fusion eller ett företagsförvärv kan organisationen uppdatera alla sina dokument med nya logotyper, adresser, underskrifter och andra element på bara några timmar.
Beakta dessa faktorer
Den första fasen i master document-strategin består av att fastställa projektets omfattning. Gör en förteckning över alla dokument som företaget använder, inklusive fakturor, kontoutdrag, etiketter, blanketter och så vidare. Gör därefter ytterligare en förteckning över företagets marknadsförings- och varumärkeselement, såsom logotyper, färgteman, bilder, företagets underskrifter och övrig grafik. Dessa element syns vanligtvis på flera av företagets dokument.
Nästa steg är jämförelse och kombination. Bestäm vilken data och grafik den nya helheten behöver och hur många modeller du ska skapa eller uppdatera. I det här skedet lönar det sig att kombinera flera olika dokumentversioner genom att använda variablerna i data för att importera textstycken eller andra element.
En dokumentmodell är en färdig layout där du kan placera text, logotyper, adresser, rubriker, underskrifter, sloganer, telefonnummer, marknadsföringsmeddelanden eller andra varierande element. Undvik att hårdkoda dessa element i dokumentmodellerna. Lägg däremot till ett platsmärke eller en identifierare som fungerar som en länk till de element som finns lagrade i företagets databas.
Med hjälp av octodoc kan stora textstycken från några avsnitt till hundratals sidor läggas till dokumentet. Stycken, som till exempel användningsvillkor, kan importeras villkorligt baserat på regler eller värden i obehandlad data. Dessa textstycken kan innehålla variabler som fylls i med kundspecifika uppgifter när dokumenten utarbetas. På så sätt kan företagsanvändare skapa omfattande innehåll och säkerställa deras kvalitet – utan att IT-experter behöver delta i processen.
Fäst även uppmärksamhet vid hur dokumenten visas, vare sig det är på en utskrift, webbplats, smarttelefon, PDF eller en annan plattform. Distributionskanalerna kan påverka beslut som berör dokumentmodellernas konstruktion. Dokumenten kan placeras i en portal eller octodoc kan skicka e-post som är försedda med länkar.
Fördelar med master dokument-strategin
Effektivitet och tidsbesparing: utan en master document-plan är organisationerna tvungna att uppdatera alla dokument manuellt. Till exempel varumärkesreformer, fusioner eller företagsförvärv skapar behov av att ändra företagets färger, sloganer, logotyper eller länkar till webbplatser. Manuell ändring av ett dokument i taget är en arbetsam uppgift som kan ta hundratals timmar utan garanti om ett perfekt slutresultat.
Följdriktighet och exakthet: anställda kan inte av misstag bevara föråldrade element i dokumenten när de använder master document-modeller, eftersom dokumentens fält endast kan fyllas i med godkänd text eller grafik. Med hjälp av master document-modeller kan man eliminera risken att anställda oavsiktligt kopierar föråldrat material till nya dokument.
Mjukvara som används för att skapa dokumentmodeller har genomgått en enorm utveckling under de senaste åren. Även om en fusion av två företag kan kännas utmanande, kan organisationerna med hjälp av noggranna förberedelser snabbt och effektivt genomföra de dokumentuppdateringar som fusionen förutsätter. Master document-modeller kan göra planeringstiden upp till 60 procent kortare – och långsiktigt underhåll kortare än så.
Om ditt företag ännu inte har en master document-strategi, kontakta Tagnile så hjälper vår konsult dig att göra upp en strategi – innan det är för sent!
P.S. Denna artikel kan läsas på finska genom att klicka på flaggan längst upp på sidan och på engelska i den ursprungliga artikeln på vår uppdragsgivares Eclipse webbplats.