Vi lever i en värld där allt hänger ihop – och vi utövar affärsverksamhet i en osammanhängande global ekonomi.
Trots att engelska är den internationella affärsverksamhetens språk, är det inte konsumenternas språk överallt. Det språkliga landskapet är vidsträckt. Om ditt företag vill nå framgång i olika delar av världen eller i hemlandet i gemenskaper som pratar olika språk, är det viktigt att nå konsumenterna på deras eget språk och identifiera lokala kulturella skiftningar.
Kundkommunikation på det lokala språket kan vara viktigare än till exempel låga priser. Det lokala sättet att kommunicera hjälper till att skapa tillit, trovärdighet och lojalitet för företaget eller varumärket. Flerspråkiga dokument minskar förvirring, missbruk eller till och med olycksfall till följd av oklarheter. Att använda enbart det dominerande språket kan kännas arrogant och kulturellt okänsligt.
Uppgiften blir allt mer utmanande när man även tar i beaktande att flerspråkiga versioner innehåller annat utöver ord – såsom till exempel olika färger, valutor och deras kurser samt ändringar i adresser och övriga uppgifter. Vi tar som exempel förändringar i dokumentmodeller som ska göras på flera språk: när du ändrar eller uppdaterar en dokumentmodell ska samma sak upprepas i alla språkversioner. Att göra detta för hand tar tid och ökar risken för fel – speciellt om de personer som gör ändringarna inte kan alla nödvändiga språk flytande.
Lösningen är master-dokumentmodellen
Ett effektivare och mer riskfritt sätt än det som beskrivs ovan är att skapa en modell för dokument som till exempel kontoutdrag, som kan redigeras på andra språk. Dokumentets statiska struktur med dess färger och kolumnrubriker översätts automatiskt på varje dokument.
Genom att använda ett system som sammansätter dokument, som till exempel octodoc, bearbetar programmerarna olika språk som dynamisk information. Varje språk har en kod eller identifierare, och när fältet kräver en viss information om språket lägger man till det relevanta språket i fältet, som till exempel spanska, franska eller mandarin. Fältet behåller sin statiska struktur och sitt innehåll, men språkspecifika detaljer kan hanteras med dynamisk information.
Designer och programmerare kan bestämma vilken information dokumentets olika delar ska innehålla, som till exempel sidhuvud och -fot, bildtexter, kolumnrubriker och stora textstycken på vilket språk som helst. De kan även styra underskrifter, kontaktuppgifter, logotyper eller färger.
Detta kallas allmänt för Master Global Document-strategi eller master-dokumentmodell. Det är ett effektivt sätt att göra dokument som fakturor, kontoutdrag, etiketter, formulär eller etiketter enhetliga – och samtidigt anpassa dem effektivt och automatiskt till flera målgrupper.
Master-dokumentmodellen har flera fördelar, såsom minskad redundans, tidsbesparing, färre fel, bättre informationshantering, enkla uppdateringar, effektivare produktivitet – eller till och med kortare testningstid för postnings- eller utskriftskrav, eftersom dokumenten kan testas med en dokumentmodell. Samtidigt kan man säkerställa att all information alltid är uppdaterad, vilket minskar förvirring bland konsumenterna.
I en värld där allting är mer och mer hänger ihop – och där konsumenterna emellertid vill bli behandlade som individer – är det uteslutande och enbart vettigt att kommunicera allt mer effektivt på det sätt och det språk som de önskar.
Vi publicerar också denna artikel på flera språk – du lade väl märke till att du kan välja språk genom att klicka på de olika flaggorna uppe på sidan? Tveka inte, utan kontakta oss om du vill ha fler tips om effektiv lokalisering av dokument till de språk du önskar.