Arbetar du i dokumentbranschen? Har du någonsin försökt förklara ditt jobb för vänner eller släktingar utanför branschen? Det är inte alltid helt lätt. De flesta förstår inte vad allt som krävs för att producera och redigera de dokument som de förlitar sig på i sin affärsverksamhet och kommunikation. Men om man frågar dig om ämnet försöker du vanligtvis tålmodigt förklara saken.
När de som ställt frågan får en allmän uppfattning om ditt yrke kan många kommentera att världen håller på att bli helt digital, och är det inte hemskt att din bransch håller på att försvinna.
För att hedra alla som genomlidit sådana diskussioner – samt naturligtvis dokumenten i sig – bjuder vi på en kort dikt.
Dokumentet är fortfarande vårt gemensamma verktyg som kan visas konsekvent och tydligt på nästan alla enheter, vare sig det är fråga om en smarttelefon, surfplatta, bärbar dator eller till exempel en stor skärm.
En lovsång till dokumentet
Dokument är ett universellt redskap för att kommunicera med vem som helst – och alla.
De ger ofta det första intrycket och är en ständig beröringspunkt för våra arbetskamrater, kunder, försäljare och partner.
De begränsas inte enbart till den traditionella skrivaren eller faxservern, såsom tidigare.
De kan visas i PDF-formatet som vi alla älskar, Portable Document Format.
Dokument är en term som ofta underskattas.
Det är fortfarande vårt gemensamma verktyg som kan visas konsekvent och tydligt på nästan alla enheter, vare sig det är fråga om en smarttelefon, surfplatta, bärbar dator eller till exempel en stor skärm.
Det kan laddas upp på nätet, skickas per e-post, arkiveras och ja, även skrivas ut.
Så dokumentet försvinner nog inte. De bara utvecklas.
Dokument är fortfarande viktiga
Den ovannämnda digitala revolutionen kunde inte äga rum utan dokument. Det är sant att många dokument inte trycks numera. Papper är ofta inte ens ett av utskriftsalternativen. Vissa dokument skrivs aldrig ut. Men de är ändå dokument. Allt arbete som krävs för att samla information, bearbeta sidorna och skapa dokumenten måste fortfarande göras.
Det vi vet om den icke-verbala kommunikationen mellan människor eller organisationer lär vi oss när vi arbetar med pappersdokument. Det slutliga formatet eller tillvägagångssättet har inte så stor betydelse om de som utarbetar dokumentet ignorerar grundprinciperna för hur man skapar ett dokumentet, såsom arrangemang, lärbarhet och betydelse. Företagskommunikationen ska vara tydlig, koncis och funktionell. Dokumentbranschens proffs gör att den blir sådan. De använder verktyg såsom octodoc för att skapa dokument som uppfyller organisationernas behov.
Juridisk uppteckning
Ett av dokumentens bästa sidor är att de skapar vissa villkor vid vissa tidpunkter. Oberoende av till exempel senare fusioner och företagsförvärv, varumärkesuppdatering och produktuppdatering utgår vi ifrån att vissa dokument förblir oförändrade efter att de har skapats. Om dessa dokument blir del av en juridiskt process åratal efter att de ursprungligen har skapats, ska de presenteras såsom de ursprungligen utkom. Organisationer gör detta ofta så att de har dokumentarkiv fulla av PDF-filer eller till och med bildfiler som TIFF och JPG.
Alla elektroniska dokumentarkiv baseras på teknik som möjliggör utskrift. Givetvis skulle det vara förmånligare och kräva mindre digitalt lagringsutrymme att lagra rådata och skapa dokument på begäran. Det skulle emellertid vara omöjligt att göra en exakt kopia som skapats med föråldrad programvara och omoderna resurser. En sådan metod skulle inte uppfylla domstolens krav.
Ibland krävs fortfarande utskrifter
Fastän digitala dokument utvecklas bortom bläckets eller färgämnets fysiska begränsningar, finns det fortfarande ett behov av ”gammaldags utskrifter”. Alla har inte en dator eller en annan enhet som är ansluten till internet som de kan använda för att ta emot, underteckna, skicka eller skapa elektroniska dokument.
När coronaviruset stängde skolorna hade 50 procent av eleverna i USA inte tillgång till resurserna som krävs för nätbaserat lärande. Tryckta material var det enda sättet att fortsätta studierna när skolbyggnaderna stängdes. Samma problem förekommer i sådana geografiska områden där invånarna inte har tillgång till snabba och pålitliga internetanslutningar som behövs till exempel för videomöten och övriga applikationer.
Vissa organisationer som har börjat tillämpa strategier för digital utveckling har upptäckt att de fortfarande måste skapa pappersdokument. Exempelvis HTML5 är ett utmärkt, smidigt sätt att presentera information, men det är inte gjort för utskrift. Om dokument såsom flygbiljetter eller biluthyrningsavtal måste skrivas ut som en del av affären, måste företagen utarbeta dokumenten på ett mer traditionellt sätt.
Utskrifterna minskar, men dokumenten utvecklas
Att förklara för andra vad du jobbar med när du skapar eller distribuerar dokument kommer kanske aldrig att vara lätt. Men när någon nästa gång säger åt dig att utskriftens tid är förbi, då kan du påminna dem om allt det goda som dokumenten gör för samhället – vare sig de är tryckta eller inte.
Dokumentproffs! Saknar du kamratstöd eller ny inspiration i dokumentarbetet? Tveka inte, utan kontakta oss. Vi firar dokumentens glädjebud tillsammans.